Strategisch contractadvies voor provincie Zuid-Holland

By 22 november 2021Contractmanagement

Strategisch contractadvies voor provincie Zuid-Holland

phbm ontwikkelde samen met de afdeling Dynamisch Verkeersmanagement (DVM) een strategie voor het dagelijks beheer en onderhoud. De strategie ‘contracten in lijn brengen met de organisatie (en rollen expliciet afbakenen)’ werkten we in een aantal sessies uit.

Klant

Provincie Zuid-Holland

Expertise

Contractmanagement

Adviseur

Maarten Karsten, Timothy Freriks

De afdeling DVM beheert onder meer de openbare verlichting (OVL), verkeersregelinstallaties (VRI), camera’s en DRIPS. De afdeling DVM is een aantal jaar geleden anders ingericht, zodat meer op basis van het IPM-model van RWS wordt gewerkt. Een contractmanager is aangesteld en beoogde toetsers zijn benoemd. De oude afgesloten contracten voor beheer en onderhoud pasten niet meer bij de taken en rollen van de nieuwe organisatie. Daarnaast had het MT de wens om meer een regievoerdersrol op te pakken en daarbij meer op afstand te toetsen op basis van SCB. Ook wilde het MT onderzoeken of het aantal contracten kan worden verminderd, zodat efficiënter op contractprestaties gestuurd kan worden.

Gedragen strategie ontwikkeld
We ontwikkelden gezamenlijk een gedragen strategie door het gesprek aan te gaan met de dagelijks beheer en onderhoud-medewerkers over verschillende thema’s. Tijdens een intensief traject van drie maanden organiseerden we diverse presentaties, workshops en interviews. We beschouwden gezamenlijk de huidige werkwijze van de provincie. De deelnemers werden daarna meegenomen in de werking van diverse contractsoorten, IPM-teams, rollen en verantwoordelijkheden, kansen en risico’s, doelstellingen, eisen en wensen.

Prestatiecontract
Tijdens de sessies werkten we met een groei-document waarin we onze bevindingen en presentaties opnamen. Na iedere sessie werd het document aangevuld en gedeeld. Het eindresultaat was een advies voor een prestatiecontract, waarin verschillende werkzaamheden waren gebundeld. Dit hebben we verwoord in stappenplan. Stap 1: inkoop expertise contractschrijven; 2a. contracten schrijven; 2b. aantal huidige contracten op maandbasis verlengen; 3. aanbesteden. Tot slot hebben we een route naar een prestatiecontract per medio 2025 beschreven.